Assistant administratif qualité (M/F/D) - cdi Temps plein

Fortement ancrés dans le paysage hospitalier luxembourgeois, les Hôpitaux Robert Schuman S.A. avec environ 330 médecins sous statut libéral et plus de 2350 salariés recherchent dans le cadre du renforcement de ses équipes, un(e) Assistant administratif qualité (M/F/D)

Vos missions :

En tant qu’assistant administratif, vos missions seront réparties à 80% au Service Qualité et Risques et à 20% au Service de Prévention et Contrôle de l’Infection (SPCI)

• Encoder les formulaires de questionnaires et enregistrer les réponses, fournir les graphiques statistiques
  (avec un support informatique) et diffuser après validation les résultats (ex : enquête de satisfaction patient)
• Mettre à jour et suivre les tableaux de bord et statistiques (ex : quick audit, monitorage normes AC)
• Saisir les procédures élaborées par le service dans le système informatique dédié
• Assurer la traduction de documents internes
• Superviser l’encodage des données réalisées par d’autres intervenants
• Gérer le courrier interne et externe: réception, tri, diffusion
• Rédiger et diffuser des courriers, rapports, synthèse de documents, en assurer les copies, la distribution et
  le classement
• Gérer les appels téléphoniques
• Commander et gérer des fournitures de bureau (prévision, commande, réception…) ou toutes autres commandes
• Tenir les agendas, organiser des rendez-vous

Votre profil :

• Titulaire d’un diplôme de niveau Bac à Bac+2 dans le domaine administratif, vous disposez idéalement d’une expérience de 3 â 5 ans sur une fonction similaire
• Empathie, écoute active et capacité à travailler sous pression
• Vous avez de bonnes capacités analytiques et êtes force de proposition pour trouver des solutions
• Vous savez définir et organiser les priorités, vous savez fixer des objectifs et réaliser leurs suivis
• Vous faites preuve de discrétion et savez gérer des informations sensibles avec confidentialité
• Aisance dans la communication écrite et orale, esprit de synthèse.
• Bonnes capacités rédactionnelles
• Autonomie et esprit d’initiative
• Capacité à travailler en réseau et partenariat
• Maitrise d’Excel et de Powerpoint
• Compétences linguistiques : Français et Allemand. L’anglais est considéré comme un avantage